El Stand: cómo debe ser ´la casa de su empresa´ en una expo

Por todo esto, debe ser un ámbito adecuado para facilitar el intercambio comercial. Pero también se espera que transmita la imagen empresaria, y que resulte un espacio cómodo para tomar pedidos y en general, llevar adelante todo tipo de actividad laboral durante la muestra, como si fuera “la casa” de su empresa, o su propia oficina. ¿Cómo hay que pensar su diseño, ubicación y realización? ¿Qué elementos debe tener, y qué debe comunicar?

Construcción Artesanal vs. Aluminio

En el mercado hay empresas que realizan stands pre-diseñados, que ofrecen varios modelos disponibles y resultan adaptables a diversos destinos. Estos tienen con un costo bastante accesible. Luego, con la ambientación (ver abajo) y los productos de su empresa, usted podrá personalizarlo y darle un toque diferente. También puede encargar un stand de construcción artesanal, para lo que deberá contratar a un profesional que realice un diseño según sus indicaciones y deseos, y sólo para usted. Esto encarece mucho los costos, por lo que en general lo hacen solo las empresas que quieren transmitir una imagen particular o contratan espacios de una cierta envergadura, pero es muy notorio el salto de calidad, si se compara con la construcción estándar que brinda la estructura de aluminio.

Cuando el tamaño importa.

A la hora de definir cuántos m2 debe ocupar el stand de su empresa, debe pensar en primer lugar en sus posibilidades económicas (ya que el espacio se cotiza por m2). En segundo lugar, se recomienda analizar los objetivos de su participación en la muestra: si apunta a fortalecer la imagen de marca deberá pensar en un espacio más grande que si solo va a observar el mercado. Luego, tenga en cuenta la variedad y tamaño de productos que va a exhibir, así como sus características (no es lo mismo exponer zapatos, que muebles o maquinaria). También debe pensar en dónde atenderá a los clientes que vengan a visitarlo al stand. ¿Reservará un área para poder sentarse a conversar con ellos? Tanto los organizadores del evento como quienes realicen su stand (tanto el modelo standard como el personalizado) pueden asesorarlo sobre el espacio y el mejor diseño para albergar todos los sectores que necesita. Muchas veces, la necesidad de sumar m2 se resuelve con un entrepiso.

Quién lo va a realizar.

La construcción del stand debe observar una serie de cuidados y aspectos técnicos así como de seguridad, por lo que es absolutamente necesario que haya un profesional a cargo. Hay empresas que ofrecen un servicio integral: además de organizar la exposición pueden también proveerle el stand, ocupándose del armado y desarmado. Lo aconsejable es que quien se haga cargo de esta tarea sea un profesional con experiencia en el tema, conocido y/o recomendado. En este sentido, hay instituciones como AOCA (Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones y Congresos) que pueden recomendar a personal idóneo y con experiencia en el sector. También puede consultar en la cámara a la que pertenece su empresa, o con clientes y colegas.

Cómo elegir el lugar.

De acuerdo a los objetivos que quiera lograr con su participación en la muestra, deberá poner especial cuidado a la ubicación del stand: si éstos son de comunicación, conviene ubicarse en el ingreso a la exposición, donde se produce un mayor impacto visual. En cambio, si el objetivo es vender y anudar contactos comerciales, se aconseja instalarse en lugares centrales, con buena circulación pero más tranquilos. Para elegir la zona tenga en cuenta el tráfico de los visitantes, y la ubicación de los sectores de servicios: área de desfiles (si las hay), entrada y salida de los auditorios, baños, restaurantes y confiterías, accesos, etc. Analice con los organizadores dónde se situará su competencia, quienes son los expositores vecinos y –en la medida en que haya información al respecto- si éstos planean realizar alguna presentación en particular, que genere movimiento o mucho ruido. Aunque a veces estas demostraciones atraen público y eso es bueno, si usted quiere atender a sus clientes y cerrar negocios puede resultar un inconveniente.

La ambientación.

Es importante que desde el exterior el stand resulte atractivo para el visitante, y desde el interior sea cómodo para trabajar. Piense en este espacio como una vidriera, no sólo de lo que venden sino también de la propia empresa. Intente que la ambientación refleje los colores corporativos (coloque de forma visible el logotipo y marca de la compañía) y también guarde relación con el producto o servicio que se comercializa. Por último, es fundamental colocar en lugar destacado una buena selección de productos o, en su defecto, fotografías, maquetas o catálogos explicativos de éstos, dentro de los que debe resaltar los lanzamientos. Recuerde que las exposiciones se diferencian de otras herramientas de marketing en que - entre otras cosas- el comprador puede ver y tocar los productos. Ubíquelos de una forma accesible para que el visitante pueda acercarse y observarlos en detalle. También resulta útil preparar de antemano una zona “reservada”, donde pueda mantener conversaciones más tranquilas con un cliente.

Qué debe haber.

Si piensa en el stand como “su oficina en la expo”, resulta obvio que debe llevar artículos de librería (carpetas; hojas de papel; talonarios de pedidos y/o facturas; biromes; abrochadoras, etc), así como folletos, catálogos, listas de precios, etc. Pero además, hay otros elementos – algunos decorativos y otros funcionales- que debe haber, o que resultarái conveniente tener a mano:

• muebles: un mostrador para la recepción o atención al cliente, que llegado el caso pueda funcionar como bar mediante el agregado de banquetas altas; mesa y/o escritorio, sillas, muebles para el guardado de papeles y otros materiales (como un aparador con cajones o puertas corredizas, donde pueda almacenar artículos de librería y merchandising, por ejemplo), etc.
• plantas, jarrones y otros elementos de ornamentación.
• letreros iluminados de variado tipo, en los que se muestren fotografías, logotipos, mensajes publicitarios, etc.
• diferentes exhibidores para los productos, como cajas, percheros, estanterías, maniquíes, etc.

Hay organizadores de exposiciones que tienen, además, un surtido de muebles de este tipo para ofrecerle, o una lista de proveedores recomendados, que pueden resolver todos estos ítems.

Tenga en cuenta que su stand:

• Permite que el cliente pueda constatar la calidad de sus productos (a través de comprobar la textura, sabor, olor, calidad de materiales, etc.).
• Es un lugar para comunicar la imagen de la empresa, y diferenciarse.