¿Cómo organizar la tercerización del mantenimiento?


La tercerización del mantenimiento es una práctica que si bien está reconocida por su efectividad, todavía está poco difundida entre las empresas industriales argentinas, cuyos gerentes o directores no pueden evitar ciertos resquemores a la hora de considerar que personal de otra compañía pueda tener ingerencia en sus equipos e indirectamente, sobre sus procesos.

Sin embargo esta es una tendencia que sigue creciendo a nivel mundial y es bueno considerar que como sucede en otros órdenes de la vida empresaria, el mantenimiento también puede delegarse en manos expertas, logrando un alto nivel de eficiencia y eficacia en el sector y permitiendo que la compañía pueda dedicarse a sus negocios específicos.

Para tercerizar, lo importante es comenzar entendiendo y aceptando que cualquier emprendimiento necesita y requiere de servicios externos que, en la medida en que sean aportados por empresas serias y responsables, optimizarán los resultados propios. El mantenimiento de los activos físicos de una compañía no escapa a este concepto. Lo ideal es comenzar por identificar y definir cuidadosamente las tareas y trabajos que no hacen a la esencia del negocio, y que pueden delegarse en manos de expertos.

Para tercerizar el mantenimiento de manera exitosa es fundamental entender que la tercerización es un verdadero proceso y que está conformado por varias etapas.

1ra etapa: se debe realizar un diagnóstico de la situación y evaluar detalladamente los actuales procesos de mantenimiento y su relación con el resto de los procesos de la Compañía. Para esto, se debe establecer con claridad cual es el estado de situación de la Compañía en cada uno de los siguientes aspectos:
  • Las Estrategias de mantenimiento
  • Los Recursos Humanos
  • Los Recursos materiales
  • Los Procedimientos
  • Los Sistemas de información

Con los resultados de esta evaluación, se estará en mejores condiciones para poder definir las interacciones de cada proceso de mantenimiento con el resto de los procesos de la Compañía.

2da etapa: Dado que el análisis que se realizará está basado en una relación costo-calidad de servicio y que lo que se busca es la eficiencia y eficacia, se debe definir cuales serán los ítems y/o procesos de mantenimiento a tercerizar. Definidos estos ítems, se debe profundizar el análisis a los efectos de determinar los siguientes aspectos:

  • El nivel de actividad de mantenimiento de cada ítem
  • El costo que implica para la empresa la realización de cada uno.
  • La forma en la que se podrá evaluar la gestión de mantenimiento sobre los procesos definidos a tercerizar.

3ra etapa: definir el tipo de tercerización que se llevará a cabo. Teniendo en cuenta tanto el tipo de procesos que se definió tercerizar como  así también el volumen de trabajo a transferir y la propia cultura de la  Organización, se puede optar entre diferentes modelos posibles para avanzar en el proceso de tercerizar. Alguno de estos modelos, son los siguientes:

  • Contratar el gerenciamiento de la tercerización, con una empresa que se ocupará a su vez de sub-contratar la ejecución de las tareas, a cuenta y cargo de la empresa original. Esta modalidad recurre a la experiencia y conocimiento del mercado de empresas proveedoras de servicios para llevar adelante un efectivo proceso de tercerización, seleccionando los proveedores más adecuados para cada servicio o proceso a contratar. Sin embargo, como se verá más adelante, esta modalidad no aparece como ventajosa para la mayoría de los casos, por cuanto la responsabilidad sobre los contratos y sobre la calidad del servicio requerido sigue siendo de la Compañía contratante. No obstante, es una opción válida cuando las políticas de la Compañía contratante define que estas responsabilidades deben  permanecer dentro de su propia órbita.
  • Definir una estructura que administre la tercerización dentro de la misma compañía. Esta opción, es similar a la anterior y tiene la ventaja de tener un menor costo por cuanto no se está contratando el gerenciamiento externo. Sin  embargo, la falta de conocimiento del mercado de empresas proveedoras de  servicios específicos puede llevar a realizar contrataciones menos efectivas. Es un modelo adecuado para comenzar con el proceso de tercerizar, dirigiendo el proceso hacia ítems muy puntuales y particularmente, cuando el volumen de tareas a tercerizar no es muy grande. Es un modelo que permite al mismo tiempo mantener dotaciones y estructuras de mantenimiento propias de la Compañía para realizar el mantenimiento no tercerizado. Por ejemplo, se puede decidir que se va a tercerizar solo el mantenimiento de compresores y no el mecánico, que seguirá realizándose dentro de la empresa. Un avance gradual en el tiempo, permitiría pasar de este modelo alguno de los otros descriptos.
  • Tercerizacion completa: consiste en seleccionar a una empresa para que se haga cargo del mantenimiento en forma total. La empresa contratada será responsable de toda la gestión de mantenimiento y deberá cumplir con lo establecido en las estrategias para el óptimo mantenimiento de todos los activos.

En todos los casos es posible "mutar" de un modelo a otro en función de las condiciones y contexto propio de cada compañía.
Como se verá más adelante, existen una serie de dificultades de diversos órdenes que pueden frustrar el proceso de tercerización y puesto que cada uno de estos modelos permiten una manera de introducir la tercerización en forma diferente, alguno de ellos puede ser seleccionado para comenzar con el proceso aunque no aparezca como el mas efectivo y después avanzar hacia el modelo mas adecuado.
"La responsabilidad no se puede tercerizar" esto es porque los efectos de la mala gestión SIEMPRE recaerán sobre la compañía. Para minimizar este efecto es necesario que se definan con claridad las estrategias de mantenimiento y se pueda soportar el trabajo con muy buenos elementos de control de la gestión del contratista.
Es fundamental tener en claro que NO se debe tercerizar la estrategia de mantenimiento sino solamente la ejecución de las tareas.
Es por ello que las estrategias deben ser explícitamente definidas por la compañía antes de la firma del contrato.
Durante la etapa de "Diagnóstico" se debe determinar el grado de calidad de las estrategias que la Compañía tiene definidas para sus activos. Si esta definición no es clara y precisa, será necesario primeramente llevar adelante un trabajo de definición de las mismas aplicando tecnologías basadas en la confiabilidad que además evalúen con precisión las CONSECUENCIAS de la gestión inadecuada del mantenimiento para cada uno de los activos físicos.
Esto es lo que permitirá minimizar los eventuales conflictos que pudiesen surgir con el contratista por los efectos de las fallas sobre el proceso productivo, incluyendo en los contratos cláusulas que regulen estos efectos

Autores: Carlos Castellano, de Ellmann, Sueiro y Asociados.

Ellmann Sueiro y Asociados es la consultora líder en reingeniería industrial en el país. Fue creada en 1962 y ha realizado más de 150 reorganizaciones empresarias. Cuenta con oficinas en Argentina, Chile, España, Méjico y Estados Unidos. Entre sus clientes se cuentan compañías líderes en países tan diversos como Finlandia, Bolivia, Brasil, Colombia, Costa Rica, Ecuador, México, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, Uruguay y Venezuela (www.ellmann.net)